Política de Privacidade do ProRoad

1. Controlador e identificação

Esta Política de Privacidade descreve como a PROCTOR SISTEMAS LTDA (“Proctor”) trata dados pessoais relacionados ao ProRoad.

Razão social

PROCTOR SISTEMAS LTDA

CNPJ

44.475.117/0001-05

Endereço

Rua Pe. José Bunse, 171, Sala 1, Cidade Leste, São Carlos/SC, CEP 89885-000

Contato

contato@proctor.com.br

Dependendo do contexto, a Proctor poderá atuar como controladora dos dados necessários à conta, contratação, faturamento, segurança e relacionamento, e poderá atuar como operadora de dados inseridos pelo cliente no ambiente operacional quando tratar essas informações conforme as instruções e finalidades do próprio cliente.

2. Abrangência da Política

Esta Política se aplica aos dados tratados no cadastro, contratação, ativação, autenticação, utilização do sistema, suporte, segurança, recuperação de acesso, pagamentos e comunicações relacionadas ao ProRoad.

Serviços de terceiros utilizados pelo ProRoad podem possuir políticas próprias para os tratamentos realizados sob responsabilidade desses terceiros.

3. Dados de cadastro e identificação

Podemos tratar, conforme o fluxo utilizado, dados como nome, sobrenome, e-mail, telefone, CPF ou CNPJ, tipo de cliente, dados da empresa e demais informações necessárias para identificar o titular ou a organização.

Esses dados são utilizados para criação e proteção da conta, validação de identidade, prevenção de duplicidade, comunicação e execução da relação contratual.

4. Dados fiscais e comerciais

Quando necessários à contratação, ativação ou emissão fiscal, podem ser tratados dados de perfil fiscal, endereço, identificação do contratante, plano, ciclo, preço, descontos, condições comerciais e registros relacionados à operação.

O ProRoad pode preservar snapshots comerciais da contratação para manter a integridade do preço e das condições confirmadas em cada operação.

5. Dados de pagamento

O ProRoad trata informações necessárias para iniciar, acompanhar e conciliar pagamentos, como meio de pagamento, status, identificadores do provedor, valor, moeda, parcelas, ciclo e referências da operação.

O PagBank e outros provedores eventualmente integrados poderão tratar os dados necessários ao processamento, prevenção a fraude e cumprimento de suas obrigações próprias.

6. Dados de uso e conteúdo operacional

Durante o uso do sistema podem ser armazenados dados relacionados a contratos, obras, rodovias, medições, projetos, serviços, documentos, imagens, observações, cálculos, relatórios, configurações e outros registros inseridos ou gerados pelo cliente.

Quando esses conteúdos contiverem dados pessoais, seu tratamento ocorrerá conforme a finalidade do recurso utilizado e as responsabilidades de cada parte.

7. Dados técnicos, logs e segurança

Podem ser tratados dados técnicos necessários à segurança e funcionamento, como endereço IP, data e hora, identificadores de sessão, navegador, agente do usuário, registros de autenticação, tentativas de acesso, eventos de auditoria, hashes técnicos e informações de diagnóstico.

Esses registros auxiliam na prevenção de fraude, investigação de incidentes, suporte, integridade do sistema e cumprimento de obrigações.

8. E-mail, WhatsApp e recuperação de acesso

O ProRoad pode utilizar e-mail e, quando habilitado, WhatsApp para recuperação de acesso, notificações de segurança, ativação, pagamentos e outras comunicações relacionadas ao serviço.

Códigos e links de recuperação possuem validade limitada e são utilizados para confirmar a legitimidade da solicitação. Provedores de e-mail e mensageria poderão processar os dados necessários à entrega da comunicação.

9. Cookies e sessões essenciais

O ProRoad utiliza cookies e mecanismos de sessão necessários para autenticação, segurança, continuidade do fluxo de contratação e funcionamento da aplicação.

Esses mecanismos podem manter identificadores de sessão, preferências técnicas indispensáveis e estados temporários do fluxo. Caso sejam introduzidas tecnologias não essenciais com finalidades adicionais, esta Política e os mecanismos de escolha aplicáveis deverão ser atualizados.

10. Como os dados são coletados

Os dados podem ser obtidos diretamente do titular ou de representante autorizado, gerados durante o uso da plataforma, recebidos de administradores da organização cliente ou fornecidos por provedores integrados, como o processador de pagamento.

11. Finalidades do tratamento

Os dados pessoais podem ser tratados para:

• criar, autenticar e administrar contas e licenças;
• executar contratos, processar pagamentos e ativar serviços;
• proteger identidade, prevenir fraude e evitar duplicidade indevida de cadastro ou benefício;
• prestar suporte, enviar comunicações operacionais e recuperar acesso;
• manter logs, auditoria, disponibilidade e segurança;
• cumprir obrigações legais, regulatórias, fiscais ou exercer direitos em processos;
• melhorar a estabilidade e a qualidade do serviço dentro de finalidades compatíveis e legítimas.

12. Bases legais

Conforme o contexto, o tratamento poderá se apoiar em bases legais previstas na LGPD, incluindo execução de contrato e procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse quando cabível e consentimento quando essa for a base adequada.

A base legal aplicável depende da finalidade e da natureza do dado tratado; nem todo tratamento depende de consentimento.

13. Compartilhamento com terceiros

Dados poderão ser compartilhados, no limite necessário, com fornecedores e parceiros que apoiem a operação do ProRoad, incluindo infraestrutura de hospedagem, processamento de pagamentos, entrega de e-mails, mensageria, segurança, suporte e serviços técnicos.

Também poderá haver compartilhamento quando necessário para cumprir obrigação legal, ordem de autoridade competente, proteção de direitos ou investigação de fraude e incidentes.

14. PagBank e provedores de pagamento

Nas operações de pagamento atualmente integradas, o PagBank atua segundo suas próprias responsabilidades regulatórias e de proteção de dados. Informações necessárias à cobrança, prevenção a fraude, autenticação e conciliação podem ser transmitidas ao provedor responsável pela operação.

O ProRoad mantém registros técnicos e comerciais suficientes para acompanhar o estado da operação, sem armazenar os dados completos de cartão mencionados nesta Política.

15. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores de tecnologia, mensageria, segurança ou processamento podem operar infraestrutura em diferentes países. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, a Proctor adotará os mecanismos e salvaguardas aplicáveis previstos na LGPD e na regulamentação da ANPD.

16. Segurança da informação

A Proctor adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com os riscos do serviço, incluindo controles de acesso, segregação de configurações sensíveis, criptografia quando aplicável, proteção de credenciais, registros de auditoria, backups e mecanismos de prevenção e detecção de incidentes.

Nenhum ambiente é imune a riscos. Por isso, medidas de segurança são revisadas e ajustadas conforme a evolução da plataforma e das ameaças.

17. Retenção, eliminação e conservação

Os dados serão mantidos pelo período necessário para cumprir as finalidades desta Política, executar a relação contratual, preservar segurança, cumprir obrigações legais e regulatórias e exercer ou defender direitos.

Ao término da necessidade, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos quando existir fundamento jurídico para sua conservação.

Prazos específicos podem variar conforme a categoria do dado e a obrigação associada, especialmente para registros comerciais, fiscais, financeiros, de segurança e auditoria.

18. Direitos dos titulares

Nos termos da legislação aplicável, o titular pode solicitar informações e exercer direitos relativos aos seus dados pessoais, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção e outras medidas previstas na LGPD, observadas as hipóteses e limitações legais.

Solicitações serão analisadas de forma segura, podendo ser exigida confirmação de identidade para evitar divulgação ou alteração indevida de dados.

19. Dados inseridos pelo cliente sobre terceiros

Quando uma organização cliente inserir no ProRoad dados pessoais de empregados, colaboradores, fornecedores, contratadas ou outros terceiros, caberá ao cliente garantir que possui base legal, transparência e autorização quando necessária para esse tratamento.

Nesses casos, a Proctor poderá tratar tais dados como operadora, conforme a natureza do serviço e as instruções legítimas do cliente.

20. Crianças e adolescentes

O ProRoad é uma plataforma de uso profissional e empresarial e não é direcionado, como público principal, a crianças e adolescentes.

Caso haja tratamento de dados de menores em situação excepcional decorrente de conteúdo inserido pelo cliente, deverão ser observadas as exigências legais específicas aplicáveis.

21. Incidentes de segurança

Quando ocorrer incidente de segurança envolvendo dados pessoais, a Proctor adotará medidas de contenção, investigação, correção e comunicação compatíveis com a natureza do evento e com as obrigações legais e regulatórias aplicáveis.

22. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas ou de funcionalidades. Cada versão possuirá identificação e data de vigência.

Alterações materiais serão comunicadas quando necessário e, se a natureza do tratamento exigir, serão adotadas medidas adicionais de transparência ou novo consentimento.

23. Canal de privacidade e contato

Solicitações relacionadas a privacidade e proteção de dados podem ser encaminhadas para contato@proctor.com.br.

A Proctor poderá disponibilizar canais adicionais ou informações sobre o encarregado de dados conforme a estrutura e as exigências regulatórias aplicáveis.